REGULAMIN
świadczenia Usługi NoviCloud
obowiązuje od 1 kwietnia 2022
§ 1. Definicje
- Usługodawca - firma świadcząca usługę, czyli COMP S.A. ul. Jutrzenki 116, 02-230 Warszawa, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców pod nr KRS 0000037706, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Kapitał Zakładowy: 14 795 470 zł w całości wpłacony, REGON 012499190, NIP 522-00-01-694.
Strona www usługi - https://system.novicloud.pl, adres e-mail - wsparcie@novicloud.pl
-
Usługa NoviCloud - zwana dalej Usługą, jest to usługa elektroniczna, udostępniana za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej, zalogowanej na stronie https://system.novicloud.pl, która, dzięki zainstalowanemu na serwerach Usługodawcy oprogramowaniu, daje przedsiębiorcy, który korzysta z współpracujących z Usługą kas fiskalnych, możliwość uzyskania w każdym czasie i z każdego miejsca na świecie, dostępu do narzędzi efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem oraz wgląd do danych znajdujących się w oprogramowaniu sprzedażowym zainstalowanym na kasie.
Usługa Podstawowa – funkcjonalności:
- Wgląd i zarządzanie bazą towarową oraz asortymentami.
- Zarządzanie cenami towarów.
- Wgląd i zarządzanie bazą kontrahentów.
- Wgląd do wszystkich dokumentów sprzedaży (paragonów i faktur) wystawianych na kasach.
- Analizy sprzedaży i generowanie raportów sprzedaży towarów i usług.
- Wgląd w gospodarkę magazynową.
- Wgląd w bilanse sprzedaży sklepów i kasjerów.
- Zdalne administrowanie i konfiguracja kas.
- Ewidencja sklepów, pracowników i kas.
- Archiwizacja bazy danych i wgląd do raportów dobowych.
Usługi Dodatkowe
Wyżej wymienione funkcjonalności usługi podstawowej mogą być rozszerzone o funkcjonalności dodatkowe określone w Modułach dodatkowych. Lista aktualnie dostępnych modułów dodatkowych i ich ceny określone są na stronie www.novicloud.pl.
- Platforma sprzętowa - infrastruktura techniczna, w tym serwery, oprogramowanie, systemy operacyjne i inne peryferia oraz programy, na których zainstalowane jest oprogramowanie Usługi, dzięki której możliwe jest świadczenie Usługi. Platformą sprzętową administruje Usługodawca.
- Serwisant Usługi - firma, która prowadzi serwis Kas, umożliwiających korzystanie z Usługi i świadczy usługi serwisowe w zakresie Usługi wobec Usługobiorcy.
- Kasa - urządzenie wyposażone w oprogramowanie sprzedażowe umożliwiające współpracę z Usługą.
- Usługobiorca - przedsiębiorca wykorzystujący w swojej działalności Kasy, współpracujące z Usługą i korzystający z Usługi pod własne potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
- Użytkownik - Usługobiorca lub osoba uprawniona przez Usługobiorcę do korzystania z Usługi, poprzez przekazanie indywidualnego loginu i hasła do korzystania z Usługi, opłacający Abonament za pośrednictwem platformy usług płatniczych dostarczanych przez Operatora Płatności.
- Klient - osoba fizyczna, która przy użyciu Modułu WWW – Zamawiarka internetowa i strony internetowej określonej w tym Module, zawiera umowę sprzedaży bezpośrednio z Usługobiorcą.
- Operator Płatności - Firma PayPro SA - operator platformy płatności elektronicznych "Przelewy24", z którym Usługodawca zawarł umowę w zakresie obsługi płatności elektronicznych, posiadający uprawnienia Komisji Nadzoru Finansowego na świadczenie usług płatniczych, działający w charakterze krajowej instytucji płatniczej i wpisany do rejestru pod nr UKNFIP24/2014, który świadczy usługi płatnicze w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o usługach płatniczych i w tym zakresie podlega nadzorowi sprawowanemu przez Komisję Nadzoru Finansowego.
-
Subskrypcja - wybrany przez użytkownika sposób korzystania z Usługi określający zakres funkcjonalny Usługi oraz wysokość Abonamentu. Subskrypcja umożliwia aktywowanie i dezaktywowanie modułów dodatkowych. Występują dwa typy Subskrypcji:
Subskrypcja standardowa - jest to subskrypcja, która umożliwia pełny dostęp do funkcjonalności podstawowej Usługi oraz funkcjonalności dodatkowych zgodnie z wybranymi modułami dodatkowymi.
Subskrypcja postojowa – jest to subskrypcja, która umożliwia dostęp do Usługi w zakresie ograniczonym wyłącznie do podglądu danych bez możliwości ich edycji i zarządzania oraz do archiwizacji bazy danych kas i wglądu do raportów dobowych.
Usługobiorca może zmieniać typ subskrypcji w trakcie korzystania z Usługi.
- Abonament - miesięczna opłata, którą wnosi Usługobiorca na rzecz Usługodawcy za korzystanie z Usługi. Opłata jest naliczana od każdej kasy, która jest podłączona (zarejestrowana) do Usługi a wartość miesięczna abonamentu uzależniona jest od wyboru dodatkowych modułów zgodnie z cennikiem.
- Formularz rejestracyjny - formularz dostępny na stronie Usługi, który wypełnia tylko i wyłącznie Usługobiorca (właściciel przedsiębiorstwa Usługobiorcy lub osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorstwa na podstawie odrębnych przepisów i ujawniona w KRS bądź w CEIDG), poprzez podanie indywidualnej nazwy konta, loginu i hasła oraz wszelkich danych Usługobiorcy niezbędnych do wystawienia faktury.
- Cennik - publikowane na stronie www.novicloud.pl aktualne ceny Abonamentu podstawowego oraz ceny modułów dodatkowych. Cennik może ulegać zmianie i podlegać okresowym promocjom. Zmiany cennika powodujące wzrost cen Abonamentu dla Usługobiorcy będą publikowane na co najmniej miesiąc przed datą ich obowiązywania.
- Umowa - porozumienie Usługodawcy i Usługobiorcy, na mocy którego Usługodawca zobowiązany jest do świadczenia Usługi a Usługobiorca do opłacania Abonamentu zgodnie z Cennikiem. Warunki Umowy określa § 2 niniejszego Regulaminu.
- Moduł WWW Zamawiarka internetowa – zwany dalej Modułem Zamawiarka – usługa polegająca na możliwości dokonywania sprzedaży pomiędzy Usługobiorcą a Klientem przy użyciu strony internetowej określonej w Module Zamawiarka.
§ 2. Zawarcie i rozwiązanie Umowy na korzystanie z Usługi
- Usługobiorca dokonuje rejestracji po zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem i oznaczeniu/akceptacji wszystkich oświadczeń wg klauzul określonych w Formularzu rejestracyjnym.
- Momentem zawarcia Umowy jest spełnienie łącznie następujących warunków:
- wypełnienie Formularza rejestracyjnego i złożenie oświadczeń o których mowa w § 4 niniejszego Regulaminu,
- zalogowanie się na stronie Usługi https://system.novicloud.pl,
- zapłata pierwszego Abonamentu.
- Po dokonaniu rejestracji, Usługobiorca uprawniony jest do okresu testowego Usługi tj. do sprawdzenia jej funkcjonalności w okresie do końca następnego miesiąca kalendarzowego licząc od daty rejestracji.
- Po upływie okresu testowego, warunkiem koniecznym do korzystania z Usługi jest stałe opłacanie Abonamentu zgodnie z Cennikiem, z góry, w miesięcznych okresach rozliczeniowych. W dniu zapłaty pierwszego Abonamentu zostaje zawarta Umowa o korzystanie z Usługi na czas nieokreślony, zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu.
- Użytkownik może zwiększyć ilość Kas, które współpracują z Usługą lub zamówić moduły dodatkowe w dowolnym momencie, opłata za nowo podłączone kasy i/lub moduły dodatkowe, będzie naliczana od kolejnego okresu rozliczeniowego. Analogicznie użytkownik może również zmniejszyć ilość Kas i zrezygnować z modułów dodatkowych w dowolnym momencie, przy czym zmniejszenie opłaty nastąpi również od kolejnego okresu rozliczeniowego.
- Kasy, które współpracują z Usługą są rozróżniane po numerze unikatowym urządzenia.
- Płatność Abonamentu następuje z góry, na podstawie zawiadomienia przesłanego przez Usługodawcę na adres e-mail Usługobiorcy, podany w Formularzu rejestracyjnym lub określony w profilu użytkownika dostępnym po zalogowaniu się do Usługi. Zawiadomienie określa wysokość Abonamentu na kolejny okres rozliczeniowy, formę i termin płatności.
- Niezapłacenie Abonamentu w terminie oraz w formie określonej § 4 pkt. 5 Regulaminu, skutkuje wyłączeniem dostępu do funkcjonalności Usługi.
- W sytuacji, gdy Usługobiorca spóźni się z zapłatą Abonamentu za dany miesiąc kalendarzowy, nie później jednak niż do końca danego miesiąca kalendarzowego, spóźnienie takie nie ma wpływu na kontynuację Umowy na warunkach określonych w niniejszym paragrafie.
- Brak zapłaty Abonamentu za dany miesiąc jest równoznaczne ze złożeniem przez Usługobiorcę oświadczenia o natychmiastowym rozwiązaniu Umowy ze skutkiem na pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, za który Abonament nie został opłacony. Brak zapłaty Abonamentu skutkuje wyłączeniem konta i usunięciem bazy danych Usługobiorcy.
- W przypadku gdy Usługobiorca będzie chciał ponownie korzystać z Usługi, procedura związana z warunkami ponownego zawarcia Umowy jest tożsama jak w punkcie 2 niniejszego paragrafu, z wyłączeniem okresu testowego, który przysługuje wyłącznie przy pierwszym zawarciu Umowy.
- Po dokonaniu płatności Abonamentu wystawiona zostanie przez Usługodawcę faktura w formie elektronicznej. Faktura udostępniana jest przez Usługodawcę w Panelu Administracyjnym Usługi w formacie PDF, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, a informacja o wystawieniu faktury elektronicznej wysyłana jest Usługobiorcy pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w Formularzu rejestracyjnym lub określony w profilu użytkownika dostępnym po zalogowaniu się do Usługi.
- Usługobiorca wyraża zgodę na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej.
- Momentem doręczenia faktury elektronicznej jest moment otrzymania przez Usługobiorcę informacji o umieszczeniu i udostępnieniu faktury w Panelu Administracyjnym Usługi.
- W przypadku konieczności pobrania faktury korygującej Usługobiorca zobowiązany jest w Panelu Administracyjnym Usługi zaznaczyć pole potwierdzenia pobrania dokumentu. W systemie Usługi zostanie zapisana informacja o dacie i godzinie pobrania dokumentu. Informacja ta będzie dostępna dla Usługobiorcy po zalogowaniu się do Panelu.
- Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron, przy czym ze strony Usługobiorcy nie jest wymagane oświadczenie w tym zakresie, brak zapłaty Abonamentu skutkuje wypowiedzeniem umowy zgodnie z pkt. 10 niniejszego paragrafu a Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego następującego po miesiącu, w którym wypowiedziano Umowę. Wypowiedzenie Umowy przez Usługodawcę następuje w formie elektronicznej na adres mailowy podany w Formularzu rejestracyjnym lub określony w profilu użytkownika dostępnym po zalogowaniu się do Usługi.
§ 3. Obowiązki Usługodawcy
- Usługodawca zapewnia ciągłość świadczenia Usługi na rzecz Usługobiorcy.
- Usługodawca zapewnia terminowe przesyłanie zawiadomień o których mowa w § 2 pkt. 7 Regulaminu, w celu umożliwienia prawidłowej zapłaty za Usługę. Z uwagi na automatyzację procesu płatności, jedyną formą płatności jest forma określona w § 4 pkt. 5 Regulaminu.
- Usługodawca zapewnia bezpieczeństwo danych Usługobiorcy, zgodnie z warunkami określonymi w § 6 niniejszego Regulaminu a także zgodnie z Zasadami przetwarzania danych osobowych oraz Polityką Prywatności i plików cookies.
- Usługodawca zapewnia obsługę transakcji płatniczych realizowanych za pośrednictwem Operatora Płatności.
- Usługodawca przekazuje Usługobiorcy wszelkie istotne informacje dotyczące Usługi poprzez stronę www.novicloud.pl.
- Usługodawca zapewnia przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji składanych przez Usługobiorcę. Reklamacje winny być zgłaszane pocztą elektroniczną na adres wsparcie@novicloud.pl. Reklamacje rozpatrywane będą niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od ich zgłoszenia.
- Usługodawca zapewnia Usługobiorcy wsparcie i pomoc w zakresie korzystania z Usługi, poprzez odpowiednie szkolenie i dostęp do Serwisanta Usługi, który jest jednocześnie serwisem Kasy.
- Usługodawca podejmuje wszelkie niezbędne działania tak dla ochrony danych Użytkowników jak i wszelkich innych danych wprowadzonych przez Użytkowników w okresie korzystania z Usługi.
- Usługodawca informuje, że Usługa korzysta z plików cookies celem prawidłowego działania.
- W przypadku zaprzestania korzystania z Usługi przez Usługobiorcę, Usługodawca zapewnia usunięcie wszelkich danych związanych z korzystaniem z Usługi, w terminie miesiąca od rozwiązania Umowy.
§ 4 Obowiązki Usługobiorcy
- Usługobiorca zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem a także Zasadami przetwarzania danych osobowych oraz Polityką Prywatności i plików cookies.
- Usługobiorca zobowiązany jest do złożenia następujących oświadczeń:
- Oświadczenie o zapoznaniu się i akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu a także Zasad przetwarzania danych osobowych oraz Polityki Prywatności i plików cookies.
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zawarcie Umowy zgodnie z postanowieniami § 2 Regulaminu oraz zgody na regulowanie płatności w formie elektronicznej za pośrednictwem Operatora Płatności.
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną, zgodnie z postanowieniami § 2 Regulaminu.
- Złożenie powyższych oświadczeń następuje poprzez zaznaczenie właściwych pól w Formularzu rejestracyjnym.
- Usługobiorca zobowiązany jest do zachowania szczególnej staranności podczas wprowadzania danych wykorzystywanych do wystawiania faktur za Usługę, za błędnie podane dane odpowiada Usługobiorca.
- Usługobiorca zobowiązany jest terminowo opłacać Abonament w formie elektronicznej przy użyciu platformy "Przelewy24" obsługiwanej przez Operatora Płatności. Z uwagi na automatyzację procesu płatności, jest to jedyna forma płatności.
§ 5. Moduł Zamawiarka
- Usługodawca udostępnia Moduł Zamawiarka, przy użyciu którego Usługobiorca może dokonywać sprzedaży bezpośrednio na rzecz swoich klientów po opłaceniu abonamentu za korzystanie z tego modułu przy czym Usługodawca umożliwia wcześniejsze bezpłatne testowanie tego modułu przez okres jednego miesiąca kalendarzowego.
- W okresie testowym nie jest możliwe dokonywanie sprzedaży na rzecz klientów. Usługodawca w okresie testowym ma możliwość sprawdzenia właściwości funkcjonalnych Modułu.
- Usługobiorca w ramach abonamentu za Usługę NoviCloud może w celach reklamowych umieścić w Module Zamawiarka dane swojej działalności i adres swojej strony internetowej bez korzystania z Modułu Zamawiarka i generowania zamówień. Zamówienia wówczas mogą być składane jedynie bezpośrednio przez Klienta u Usługobiorcy.
- Po opłaceniu abonamentu i uruchomieniu modułu Zamawiarka, Usługobiorca zobowiązany jest do skonfigurowania swoich danych niezbędnych do złożenia oferty Klientowi takich jak baza towarowa wraz z cenami, regulamin, obsługa reklamacji itp. zgodnie informacjami zawartymi w formularzu ofertowym. Korzystając z Modułu Zamawiarka Usługobiorca zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich pól formularza niezbędnych dla prawidłowego przekazania oferty Klientom w celu umożliwienia im prawidłowego składania zamówień.
- Usługobiorca w momencie dokonania konfiguracji danych o której mowa w pkt 4 powyżej, musi być gotowy do realizacji zamówień Klientów złożonych w oparciu o ofertę Usługobiorcy zawartą w Module Zamawiarka.
- Zamówienia Klientów generowane są w Module Zamawiarka i przesyłane do kasy używanej przez Usługobiorcę z podaniem nr zamówienia i danymi Klientów niezbędnymi do zawarcia umowy sprzedaży i zrealizowania zamówienia.
- Usługobiorca otrzymując informację o zamówieniu ma obowiązek maksymalnie do 30 minut od jej otrzymania potwierdzić bezpośrednio Klientowi przyjęcie zamówienia.
- Za wszystkie podane dane i prawidłowość elementów swojej oferty odpowiada Usługobiorca, który odpowiada także za potwierdzenie złożenia zamówienia Klientowi i prawidłową realizację sprzedaży, obsługę reklamacyjną oraz za przestrzeganie praw konsumentów określonych w obowiązujących przepisach.
- Usługodawca jest administratorem danych osobowych Klienta i przekazuje je Usługobiorcy do dalszego przetwarzania w celu zawarcia umowy sprzedaży z Klientem, przy czym dane te generują się na kasie Usługobiorcy a po zrealizowaniu sprzedaży dane te są z kasy usuwane. Usługobiorca nie ma prawa przetwarzać danych osobowych Klienta w jakikolwiek inny sposób i w innym celu niż zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży oraz ponosi odpowiedzialność za prawidłowość przetwarzania tych danych. Za użycie danych osobowych Klienta w innym celu lub inny sposób niż opisane w niniejszym regulaminie odpowiada Usługobiorca.
§ 6. Odpowiedzialność
- Autorem oprogramowania, przy użyciu którego świadczona jest Usługa jest firma Insoft Sp. z o.o., ul. Jasna 3A, 31-227 Kraków, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców pod nr KRS 0000197667, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieście XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Kapitał Zakładowy 50 000 zł , REGON 350576588, NIP 677-005-26-51, która jest procesorem uprawnionym do przetwarzania danych osobowych zgodnie Rozporządzeniem RODO.
- Usługodawca nie odpowiada za błędy w oprogramowaniu, jednak, w ramach zawartej z Autorem oprogramowania umowy, koordynuje proces zgłaszania i terminowego usuwania błędów oprogramowania.
-
Usługodawca dokłada starań, aby zapewnić Usługobiorcy dostępność Usługi bez przerw przez cały okres trwania Umowy, jednak w przypadku wystąpienia przerw w dostępie do Usługi, Usługobiorca może dochodzić rekompensaty w postaci rabatu na Abonament na kolejny miesiąc wg poniższych zasad:
- w przypadku ciągłej niedostępności Usługi dłużej niż 8h w ciągu miesiąca - rabat na Abonament, w wysokości 50% Abonamentu za okres, w którym nastąpiła przerwa w dostępie do Usługi.
- w przypadku ciągłej niedostępności Usługi dłużej niż 24h w ciągu miesiąca - rabat na Abonament, w wysokości 95% Abonamentu za okres, w którym nastąpiła przerwa w dostępie do Usługi.
Wyżej opisana niedostępność Usługi nie dotyczy przypadków planowanego wyłączenia Usługi na czas prac technicznych realizowanych przez Usługodawcę (tzw. przerwa techniczna), o którym Usługobiorca zostanie każdorazowo poinformowany na minimum 24h przed planowym wyłączeniem Usługi.
- Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieumiejętnego korzystania z Usługi a także innych działań Usługobiorcy, spowodowanych przez sprzęt komputerowy z jakiego korzysta Usługobiorca, nieprawidłową konfigurację tego sprzętu, udostępnienie przez Usługobiorcę dostępu do Usługi osobom nieuprawnionym itp.
- Usługodawca odpowiada wyłącznie za rzeczywistą szkodę jaką poniósł Usługobiorca z winy Usługodawcy, jednakże jakakolwiek odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości 6 krotnego Abonamentu opłacanego w miesiącu powstania szkody.
§ 7. Zasady bezpieczeństwa
- Usługodawca gwarantuje bezpieczeństwo danych Usługobiorcy na serwerach Usługi poprzez wykorzystanie najnowocześniejszych w tym względzie technologii szyfrowania gromadzonych i transmitowanych danych, wykorzystanie bezpiecznych protokołów SSL oraz replikacji danych. Zastosowane zabezpieczenia uniemożliwiają utratę danych na serwerach Usługi oraz blokują dostęp do nich osobom nieuprawnionym. W celu zapewnienia bezpieczeństwa, oprogramowanie działa na serwerach firmy Oktawave Sp. z o.o., która przetwarza dane osobowe jako procesor oraz zapewnia stosowanie zasad bezpieczeństwa zgodnie z Rozporządzeniem RODO.
- Usługodawca dochowuje należytej staranności dla utrzymania parametrów Usługi na stałym poziomie, przy czym ich niedotrzymanie nie stanowi niewykonania lub nieprawidłowego wykonania Umowy.
- Odpowiedzialność Usługodawcy za bezpieczeństwo danych podlega wyłączeniom zgodnie z przepisami ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
§ 8. Dane osobowe
- Administratorem danych Użytkowników jest Usługodawca. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prawidłowego świadczenia Usługi zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Rozporządzenie RODO) oraz aktualnie obowiązującą ustawą o ochronie danych osobowych.
- Każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania, zgodnie z Zasadami przetwarzania danych osobowych oraz Polityką Prywatności i plików cookies.
- Wypełniając Formularz rejestracyjny Użytkownik podaje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji umowy o świadczenie Usługi, a także jej rozliczenia, w tym wystawienia faktury.
- Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji w serwisie oraz korzystania z Usługi.
§ 9. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, jak również przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, aktualnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych a także Rozporządzenia RODO.
- Niniejszy Regulamin może ulegać zmianom a aktualny Regulamin dostępny jest zawsze na stronie Usługi. Regulamin obowiązuje od chwili jego publikacji na stronach Usługi. Usługodawca każdorazowo poinformuje Usługobiorcę o zmianach w Regulaminie z odpowiednim wyprzedzeniem.