Regulamin NoviCloud - System Zarządzania Sprzedażą On-line

REGULAMIN
świadczenia Usługi NoviCloud
z dnia 3 listopada 2026 r.

§ 1. Definicje

Usługodawca - firma świadcząca usługę, czyli COMP S.A. ul. Jutrzenki 116, 02-230 Warszawa, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców pod nr KRS 0000037706, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Kapitał Zakładowy: 9 835 693,00 zł w całości wpłacony, REGON 012499190, NIP 522-00-01-694. Strona www usługi - https://system.novicloud.pl, adres e-mail - wsparcie@novicloud.pl
Usługa NoviCloud - zwana dalej Usługą, jest to usługa elektroniczna, udostępniana za pośrednictwem dowolnej przeglądarki internetowej, zalogowanej na stronie https://system.novicloud.pl, która, dzięki zainstalowanemu na serwerach Usługodawcy oprogramowaniu w tym aplikacji mPos Chmura, daje przedsiębiorcy, który korzysta z współpracujących z Usługą kas fiskalnych, możliwość uzyskania w każdym czasie i z każdego miejsca na świecie, dostępu do narzędzi efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem oraz wgląd do danych znajdujących się w oprogramowaniu sprzedażowym zainstalowanym na kasie.
Usługa Podstawowa – funkcjonalności:
1. Wgląd i zarządzanie bazą towarową oraz asortymentami.
2. Zarządzanie cenami towarów.
3. Wgląd i zarządzanie bazą kontrahentów.
4. Wgląd do wszystkich dokumentów sprzedaży (paragonów i faktur) wystawianych na kasach.
5. Analizy sprzedaży i generowanie raportów sprzedaży towarów i usług.
6. Wgląd w gospodarkę magazynową.
7. Wgląd w bilanse sprzedaży sklepów i kasjerów.
8. Zdalne administrowanie i konfiguracja kas.
9. Ewidencja sklepów, pracowników i kas.
10. Archiwizacja bazy danych i wgląd do raportów dobowych.
Usługi Dodatkowe
Wyżej wymienione funkcjonalności usługi podstawowej mogą być rozszerzone o funkcjonalności dodatkowe określone w Modułach dodatkowych. Lista aktualnie dostępnych modułów dodatkowych i ich ceny określone są na stronie www.novicloud.pl.
Platforma sprzętowa - infrastruktura techniczna, w tym serwery, oprogramowanie, systemy operacyjne i inne peryferia oraz programy, na których zainstalowane jest oprogramowanie Usługi, dzięki której możliwe jest świadczenie Usługi. Platformą sprzętową administruje Usługodawca.
Serwisant Usługi - firma, która prowadzi serwis Kas, umożliwiających korzystanie z Usługi i świadczy usługi serwisowe w zakresie Usługi wobec Usługobiorcy.
Kasa - urządzenie wyposażone w oprogramowanie sprzedażowe umożliwiające współpracę z Usługą. Kasa, która pozyskuje, generuje lub gromadzi dane dotyczące jej użytkowania lub otoczenia i może przekazywać dane o produkcie za pośrednictwem publicznie dostępnej usługi łączności elektronicznej, w tym Kasa wyposażona w moduł komunikacji wymieniający dane z Centralnym Repozytorium Kas, stanowi produkt skomunikowany w rozumieniu art. 2 pkt 5 Aktu o Danych. Usługa stanowi usługę powiązaną w rozumieniu art. 2 pkt 6 Aktu o Danych.
Usługobiorca - przedsiębiorca wykorzystujący w swojej działalności Kasy, współpracujące z Usługą i korzystający z Usługi pod własne potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, opłacający Abonament za pośrednictwem platformy usług płatniczych dostarczanych przez Operatora Płatności.
Użytkownik - Usługobiorca lub osoba uprawniona przez Usługobiorcę do korzystania z Usługi, poprzez przekazanie indywidualnego loginu i hasła do korzystania z Usługi. Stroną Umowy jest wyłącznie Usługobiorca.
Administrator Konta – Użytkownik posiadający pełne uprawnienia, w tym dostęp do Panelu Administracyjnego Usługi.
Operator Płatności - PayPro S.A. - operator platformy płatności elektronicznych "Przelewy24", z którym Usługodawca zawarł umowę w zakresie obsługi płatności elektronicznych, posiadający uprawnienia Komisji Nadzoru Finansowego na świadczenie usług płatniczych, działający w charakterze krajowej instytucji płatniczej i wpisany do rejestru krajowych instytucji płatniczych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego pod numerem IP24/2014, który świadczy usługi płatnicze w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych i w tym zakresie podlega nadzorowi sprawowanemu przez Komisję Nadzoru Finansowego.
Subskrypcja - wybrany przez użytkownika sposób korzystania z Usługi określający zakres funkcjonalny Usługi oraz wysokość Abonamentu. Subskrypcja umożliwia aktywowanie i dezaktywowanie modułów dodatkowych. Występują dwa typy Subskrypcji:

Subskrypcja standardowa - jest to subskrypcja, która umożliwia pełny dostęp do funkcjonalności podstawowej Usługi oraz funkcjonalności dodatkowych zgodnie z wybranymi modułami dodatkowymi.

Subskrypcja postojowa – jest to subskrypcja, która umożliwia dostęp do Usługi w zakresie ograniczonym wyłącznie do podglądu danych bez możliwości ich edycji i zarządzania oraz do archiwizacji bazy danych kas i wglądu do raportów dobowych. Usługobiorca może zmieniać typ subskrypcji w trakcie korzystania z Usługi.
Abonament - miesięczna opłata, którą wnosi Usługobiorca na rzecz Usługodawcy za korzystanie z Usługi. Opłata jest naliczana od Limitu Kas według stanu wskazanego w Panelu Administracyjnym Usługi na pierwszy dzień okresu rozliczeniowego, niezależnie od liczby Kas faktycznie zarejestrowanych w Usłudze, w tym także wówczas, gdy w danym okresie rozliczeniowym w Usłudze nie jest zarejestrowana żadna Kasa. Wysokość Abonamentu zależy od Limitu Kas, typu Subskrypcji oraz wybranych modułów dodatkowych zgodnie z Cennikiem.
Formularz rejestracyjny - formularz dostępny na stronie Usługi, który wypełnia tylko i wyłącznie Usługobiorca (właściciel przedsiębiorstwa Usługobiorcy lub osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorstwa na podstawie odrębnych przepisów i ujawniona w KRS bądź w CEIDG), poprzez podanie indywidualnej nazwy konta, loginu i hasła oraz wszelkich danych Usługobiorcy niezbędnych do wystawienia faktury.
Cennik - wykaz cen Abonamentu oraz modułów dodatkowych publikowany na stronie www.novicloud.pl. Cennik może ulegać zmianie i podlegać okresowym promocjom. O podwyższeniu cen Usługodawca zawiadamia Usługobiorcę w trybie § 9 pkt 2, nie później niż 30 dni przed dniem wejścia zmiany w życie, a Usługobiorca może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie. Obniżki cen i promocje nie wymagają zawiadomienia.
Klient – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, na rzecz której Usługobiorca dokonuje sprzedaży towarów lub świadczy usługi rejestrowane przy użyciu Kasy, w tym nabywca, którego dane są zamieszczane na paragonie fiskalnym, e-paragonie lub fakturze.
Umowa - porozumienie Usługodawcy i Usługobiorcy, na mocy którego Usługodawca zobowiązany jest do świadczenia Usługi a Usługobiorca do opłacania Abonamentu zgodnie z Cennikiem. Warunki Umowy określa § 2 niniejszego Regulaminu.
Dane Osobowe - oznacza dane osobowe w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1) (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”; Danymi Osobowymi są w szczególności dane podane przez Usługobiorcę przy zawieraniu Umowy oraz dane Usługobiorcy, Użytkownika oraz dane Klientów zamieszczane w dokumentach sprzedażowych (faktury w tym faktury imienne lub uproszczone).
Dane Transakcyjne - oznacza dane rejestrowane przez Kasy, a także w usłudze NoviCloud obejmujące dane transakcji (transakcji sprzedaży wprowadzanych do i rejestrowanych za pomocą produktów skomunikowanych zawierające informację o ilości, wartości, stawce podatkowej i nazwie towarów i usług, danych nabywcy o ile występują), dane lokalizacyjne (adres Kasy oraz siedziby Usługobiorcy), oraz dane elektroniczne Kasy (dane dotyczące statusu Kasy takie jak konfiguracja, wersja, dane dotyczące przeglądów fiskalnych, dane dotyczące zapełnienia pamięci fiskalnej, dane diagnostyczne, takie jak błędy i ostrzeżenia).
Akt o Danych - oznacza rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/2854 z dnia 13 grudnia 2023 r. w sprawie zharmonizowanych przepisów dotyczących sprawiedliwego dostępu do danych i ich wykorzystywania oraz w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) 2017/2394 i dyrektywy (UE) 2020/1828 (akt w sprawie danych) (Dz. Urz. UE L, 2023/2854 z 22.12.2023).
Dane - oznacza Dane Osobowe lub Dane Transakcyjne.
Panel Administracyjny Usługi – wydzielona część Usługi dostępna dla Administratora Konta po zalogowaniu, służąca w szczególności zarządzaniu Subskrypcją, danymi rozliczeniowymi oraz dokumentami udostępnianymi przez Usługodawcę.
Serwis Internetowy – strona internetowa Usługi dostępna pod adresem https://system.novicloud.pl wraz ze stroną informacyjną www.novicloud.pl.
mPos Chmura – aplikacja webowa umożliwiająca zarządzanie jedną lub wieloma placówkami handlowymi, w których pracują Kasy, oraz raportowanie w zakresie tych placówek, udostępniana w ramach Usługi.
Ustawa o VAT – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Limit Kas – zadeklarowana przez Usługobiorcę w Panelu Administracyjnym Usługi maksymalna liczba Kas, które mogą być zarejestrowane w Usłudze. Limit Kas nie może być niższy niż liczba Kas zarejestrowanych w Usłudze.

§ 2. Zawarcie i rozwiązanie Umowy na korzystanie z Usługi

Usługobiorca dokonuje rejestracji po zapoznaniu się z niniejszym Regulaminem i oznaczeniu/akceptacji wszystkich oświadczeń wg klauzul określonych w Formularzu rejestracyjnym.
Momentem zawarcia Umowy jest spełnienie łącznie następujących warunków:
1. wypełnienie Formularza rejestracyjnego i złożenie oświadczeń o których mowa w § 4 pkt 2 niniejszego Regulaminu,
2. zalogowanie się na stronie Usługi https://system.novicloud.pl,
3. zapłata pierwszego Abonamentu.
Akceptacja Regulaminu stanowi zawarcie umowy, o której mowa w art. 4 ust. 13 Aktu o Danych, uprawniającej Usługodawcę do korzystania z łatwo dostępnych danych nieosobowych rejestrowanych przez Kasy, w zakresie i w celach określonych w pkt 22 poniżej.
Wraz z rejestracją Usługodawca przedstawia Usługobiorcy informacje, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 Aktu o Danych, zaś wraz z akceptacją Regulaminu Usługobiorca oświadcza, że zapoznał się z jego treścią i przedstawiono mu informacje, o których mowa powyżej.
Po dokonaniu rejestracji, Usługobiorca uprawniony jest do okresu testowego Usługi tj. do sprawdzenia jej funkcjonalności w okresie do końca następnego miesiąca kalendarzowego licząc od daty rejestracji.
Po upływie okresu testowego, warunkiem koniecznym do korzystania z Usługi jest stałe opłacanie Abonamentu zgodnie z Cennikiem, z góry, w miesięcznych okresach rozliczeniowych. W dniu zapłaty pierwszego Abonamentu zostaje zawarta Umowa o korzystanie z Usługi na czas nieokreślony, zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu.
Usługobiorca może w dowolnym momencie zwiększyć Limit Kas lub zamówić moduły dodatkowe. Abonament uwzględniający zwiększony Limit Kas lub moduły dodatkowe jest naliczany od kolejnego okresu rozliczeniowego. Usługobiorca może również w dowolnym momencie zmniejszyć Limit Kas lub zrezygnować z modułów dodatkowych, przy czym obniżenie Abonamentu następuje od kolejnego okresu rozliczeniowego. Zmniejszenie Limitu Kas jest skuteczne pod warunkiem, że najpóźniej w ostatnim dniu bieżącego okresu rozliczeniowego Usługobiorca wyrejestruje z Usługi Kasy w liczbie przekraczającej nowy Limit Kas. Jeżeli Usługobiorca tego nie uczyni, Limit Kas na kolejny okres rozliczeniowy zostaje automatycznie ustalony na poziomie liczby Kas zarejestrowanych w Usłudze w pierwszym dniu tego okresu, a Abonament jest naliczany od tak ustalonego Limitu Kas.
Kasy, które współpracują z Usługą są rozróżniane po numerze unikatowym urządzenia.
Płatność Abonamentu następuje z góry, na podstawie zawiadomienia przesłanego przez Usługodawcę na adres e-mail Usługobiorcy, podany w Formularzu rejestracyjnym lub określony w profilu Użytkownika dostępnym po zalogowaniu się do Usługi. Zawiadomienie określa wysokość Abonamentu na kolejny okres rozliczeniowy, formę i termin płatności.
W razie niezapłacenia Abonamentu w terminie wskazanym w zawiadomieniu, o którym mowa w pkt 9, i w formie określonej w § 4 pkt 5 Regulaminu Usługodawca może zawiesić dostęp do funkcjonalności Usługi do czasu zapłaty, z wyjątkiem dostępu do Danych na zasadach określonych w § 8.
Zapłata Abonamentu po terminie, nie później jednak niż w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, za który Abonament jest należny, nie wpływa na trwanie Umowy; dostęp do Usługi zostaje przywrócony niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności.
Niezapłacenie Abonamentu do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który jest on należny, Strony uznają za złożenie przez Usługobiorcę w tym dniu oświadczenia o wypowiedzeniu Umowy; Umowa ulega rozwiązaniu z upływem tego dnia. W takim przypadku Usługobiorca nie jest zobowiązany do zapłaty Abonamentu za ten miesiąc, a Strony przyjmują, że wynagrodzenie za korzystanie z Usługi w tym miesiącu zostało uwzględnione w Abonamentach uiszczonych przez Usługobiorcę za poprzednie miesiące obowiązywania Umowy. Rozwiązanie Umowy skutkuje zablokowaniem konta Usługobiorcy, z zastrzeżeniem dostępu do Danych w zakresie określonym w § 3 pkt 10.
Przez okres 180 dni od dnia rozwiązania Umowy Usługodawca przechowuje dane zgromadzone w Usłudze na koncie Usługobiorcy. W tym okresie Usługobiorca może w każdym czasie nieodpłatnie żądać wydania Danych na zasadach określonych w § 8. W tym samym okresie Usługobiorca może wnioskować o ponowne uruchomienie Usługi z przywróceniem zgromadzonych danych, co następuje po ponownym zawarciu Umowy zgodnie z pkt 2 i uiszczeniu opłaty za przywrócenie konta w wysokości 50 zł netto oraz opłaty za przechowywanie danych w wysokości 10 zł netto za każdy pełny miesiąc przechowywania, od Limitu Kas według stanu wskazanego w Panelu Administracyjnym Usługi na dzień rozwiązania Umowy. Opłat, o których mowa w zdaniu trzecim, nie pobiera się w związku z wydaniem Danych ani ze zmianą dostawcy.
Wniosek o ponowne uruchomienie Usługi Usługobiorca składa na adres wsparcie@novicloud.pl. Usługodawca rozpatruje wniosek w terminie 7 dni roboczych od dnia jego otrzymania.
Po okresie 180 dni od dnia rozwiązania umowy przywrócenie bazy nie będzie możliwe. W takim przypadku, gdy Usługobiorca będzie chciał ponownie korzystać z Usługi, procedura związana z warunkami ponownego zawarcia Umowy jest tożsama jak w punkcie 2 niniejszego paragrafu, z wyłączeniem okresu testowego, który przysługuje wyłącznie przy pierwszym zawarciu Umowy.
Usługodawca wystawi fakturę po otrzymaniu zapłaty za Abonament i udostępni fakturę Usługobiorcy z wykorzystaniem KSeF. Dodatkowo w celach informacyjnych Usługodawca udostępni wizualizację faktury wysłanej do KSeF w Panelu Administracyjnym Usługi. Wizualizacja faktury jest wyłącznie prezentacją danych zawartych na fakturze i nie jest fakturą w rozumieniu Ustawy o VAT.
Wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF nie wymaga zgody Usługobiorcy. Usługobiorca wyraża natomiast zgodę, w rozumieniu art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT, na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej w przypadkach, w których faktura udostępniana jest poza KSeF.

Informacja o wystawieniu faktury wysłana będzie Usługobiorcy pocztą elektroniczną na adres e-mail podany w Formularzu rejestracyjnym lub określony w profilu Użytkownika dostępnym po zalogowaniu się do usługi.

Jeżeli zaistnieją przypadki, o których mowa w Ustawie o VAT uniemożliwiające wysyłkę faktur z wykorzystaniem KSeF lub uprawniające Usługodawcę do innego działania - w takim przypadku faktura udostępniona będzie poza KSeF, jako faktura elektroniczna w rozumieniu Ustawy o VAT, w wersji elektronicznej w PDF w Panelu Administracyjnym Usługi.
Datą otrzymania faktury jest data określona zgodnie z Ustawą o VAT, w szczególności data przydzielenia fakturze numeru identyfikującego ją w KSeF, a w przypadku faktur udostępnianych poza KSeF – data określona w Ustawie o VAT dla trybu, w którym faktura została wystawiona.
Umowa może być wypowiedziana przez każdą ze stron, przy czym ze strony Usługobiorcy nie jest wymagane oświadczenie w tym zakresie, brak zapłaty Abonamentu skutkuje rozwiązaniem Umowy zgodnie z pkt 12 niniejszego paragrafu a Usługodawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego następującego po miesiącu, w którym wypowiedziano Umowę. Wypowiedzenie Umowy przez Usługodawcę następuje w formie elektronicznej na adres mailowy podany w Formularzu rejestracyjnym lub określony w profilu Użytkownika dostępnym po zalogowaniu się do Usługi.
Niezależnie od powyższego, Usługodawca w celu wspierania działalności Usługobiorcy może poszukiwać na jego rzecz nowych rozwiązań i usług. Przesyłanie Usługobiorcy informacji handlowych oraz kontakt marketingowy z wykorzystaniem telekomunikacyjnych urządzeń końcowych następuje wyłącznie na podstawie odrębnej, uprzedniej zgody, którą Usługobiorca może w każdym czasie odwołać.
W celu wykonania Usługi Usługobiorca zobowiązuje się udostępniać Usługodawcy dane rejestrowane przez Kasy Usługobiorcy, obejmujące Dane Transakcyjne. W celu ochrony Danych Transakcyjnych przed nieuprawnionym dostępem, będą one przechowywane na serwerach Usługodawcy oraz szyfrowane według najlepszych obowiązujących standardów technicznych.
W ramach Usługi Usługodawca nabywa prawo do korzystania z Danych Transakcyjnych, w celu prowadzenia badań ankietowych, badań satysfakcji, statystyk i analiz służących weryfikacji jakości, optymalizacji oraz poszerzaniu zakresu Usługi. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Transakcyjnych w celu uzyskania wglądu w sytuację ekonomiczną, aktywa i metody prowadzenia działalności Usługobiorcy w sposób mogący podważyć jego pozycję rynkową (art. 4 ust. 13 Aktu o Danych). Wykorzystanie Danych Transakcyjnych do trenowania modeli uczenia maszynowego wymaga odrębnej zgody Usługobiorcy.
Dane Transakcyjne będą przechowywane przez Usługodawcę nie dłużej niż przez okres 6 (sześciu) lat od zakończenia świadczenia Usługi, chyba że okres dłuższy jest wymagany do wypełnienia celów określonych w pkt 22 powyżej.

§ 3. Obowiązki Usługodawcy

Usługodawca dochowuje należytej staranności w celu zapewnienia ciągłości świadczenia Usługi na rzecz Usługobiorcy, na zasadach i z uwzględnieniem uprawnień określonych w § 5 pkt 3.
Usługodawca zapewnia terminowe przesyłanie zawiadomień o których mowa w § 2 pkt 9 Regulaminu, w celu umożliwienia prawidłowej zapłaty za Usługę. Z uwagi na automatyzację procesu płatności, jedyną formą płatności jest forma określona w § 4 pkt 5 Regulaminu.
Usługodawca zapewnia bezpieczeństwo danych Usługobiorcy, zgodnie z warunkami określonymi w § 6 niniejszego Regulaminu a także zgodnie z Polityką Prywatności dostępną w Serwisie Internetowym pod adresem https://www.novicloud.pl/polityka-prywatnosci
Usługodawca zapewnia obsługę transakcji płatniczych realizowanych za pośrednictwem Operatora Płatności.
Usługodawca przekazuje Usługobiorcy wszelkie istotne informacje dotyczące Usługi poprzez stronę www.novicloud.pl.
Usługodawca zapewnia przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji składanych przez Usługobiorcę. Reklamacje winny być zgłaszane pocztą elektroniczną na adres wsparcie@novicloud.pl. Reklamacje rozpatrywane będą niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od ich zgłoszenia.
Usługodawca zapewnia Usługobiorcy wsparcie i pomoc w zakresie korzystania z Usługi, poprzez odpowiednie szkolenie i dostęp do Serwisanta Usługi, który jest jednocześnie serwisem Kasy.
Usługodawca podejmuje wszelkie niezbędne działania tak dla ochrony danych Użytkowników jak i wszelkich innych danych wprowadzonych przez Użytkowników w okresie korzystania z Usługi.
Usługodawca informuje, że Usługa korzysta z plików cookies celem prawidłowego działania.
W przypadku rozwiązania Umowy Usługodawca zapewnia Usługobiorcy przez okres co najmniej 30 dni od dnia rozwiązania Umowy nieodpłatny dostęp do Usługi w zakresie umożliwiającym pobranie i wyeksportowanie danych. Po upływie okresu, o którym mowa w § 2 pkt 13, Usługodawca niezwłocznie trwale usuwa wszelkie dane związane z korzystaniem z Usługi, z wyjątkiem danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Usługobiorca samodzielnie odpowiada za wykonanie ciążących na nim obowiązków w zakresie przechowywania dokumentacji, w szczególności wynikających z art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT oraz z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

§ 4. Obowiązki Usługobiorcy

Usługobiorca zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem a także Polityką Prywatności dostępną w Serwisie Internetowym pod adresem https://www.novicloud.pl/polityka-prywatnosci.
Usługobiorca zobowiązany jest do złożenia następujących oświadczeń:
1. Oświadczenie o zapoznaniu się i akceptacji postanowień niniejszego Regulaminu (w tym umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącej załącznik nr 1 do Regulaminu) oraz Polityki prywatności i wynikających z niej zasad przetwarzania danych osobowych.
2. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na zawarcie Umowy zgodnie z postanowieniami § 2 Regulaminu oraz zgody na regulowanie płatności w formie elektronicznej za pośrednictwem Operatora Płatności (w rozumieniu Regulaminu).
3. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktur w postaci elektronicznej poza KSeF, w sytuacjach przewidzianych w § 2 pkt 17 Regulaminu.
4. Oświadczenie o zapoznaniu się z informacjami, o których mowa w art. 3 ust. 2 i 3 Aktu o Danych.
Złożenie powyższych oświadczeń następuje poprzez zaznaczenie właściwych pól w Formularzu rejestracyjnym.
Usługobiorca zobowiązany jest do zachowania szczególnej staranności podczas wprowadzania danych wykorzystywanych do wystawiania faktur za Usługę, za błędnie podane dane odpowiada Usługobiorca.
Usługobiorca zobowiązany jest terminowo opłacać Abonament w formie elektronicznej przy użyciu platformy "Przelewy24" obsługiwanej przez Operatora Płatności. Z uwagi na automatyzację procesu płatności, jest to jedyna forma płatności.
Usługobiorca zobowiązany jest korzystać z Usługi przy użyciu urządzenia z dostępem do sieci Internet oraz aktualnej wersji jednej z powszechnie używanych przeglądarek internetowych (w szczególności Google Chrome, Microsoft Edge, Mozilla Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript oraz plików cookies niezbędnych do działania Usługi, a także zapewnić, aby Kasy współpracujące z Usługą działały na wersjach oprogramowania sprzedażowego obsługujących współpracę z Usługą, o których Usługodawca lub Serwisant Usługi informuje Usługobiorcę.
Usługobiorcę oraz Użytkowników obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym.
Usługobiorca zobowiązany jest podać numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej Użytkownika na potrzeby dwuskładnikowego uwierzytelniania, a także wykonać wobec Użytkowników obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO, i zapewnić podstawę prawną przekazania ich danych Usługodawcy.

§ 5. Odpowiedzialność

Autorem oprogramowania, przy użyciu którego świadczona jest Usługa jest firma Insoft Sp. z o.o., ul. Jasna 3A, 31-227 Kraków, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców pod nr KRS 0000197667, prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieście XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Kapitał Zakładowy 50 000 zł, REGON 350576588, NIP 677-005-26-51, która jest procesorem uprawnionym do przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO.
Usługodawca nie odpowiada za błędy w oprogramowaniu, przy czym w ramach zawartej z Autorem oprogramowania umowy, koordynuje proces zgłaszania i terminowego usuwania błędów oprogramowania.
Usługodawca dokłada starań, aby zapewnić Usługobiorcy dostępność Usługi bez przerw przez cały okres trwania Umowy, jednak w przypadku wystąpienia przerw w dostępie do Usługi, Usługobiorca może dochodzić rekompensaty w postaci rabatu na Abonament na kolejny miesiąc wg poniższych zasad:
1. w przypadku ciągłej niedostępności Usługi dłużej niż 8h w ciągu miesiąca - rabat na Abonament, w wysokości 50% Abonamentu za okres, w którym nastąpiła przerwa w dostępie do Usługi.
2. w przypadku ciągłej niedostępności Usługi dłużej niż 24h w ciągu miesiąca - rabat na Abonament, w wysokości 95% Abonamentu za okres, w którym nastąpiła przerwa w dostępie do Usługi.
Wyżej opisana niedostępność Usługi nie dotyczy przypadków planowanego wyłączenia Usługi na czas prac technicznych realizowanych przez Usługodawcę (tzw. przerwa techniczna), o którym Usługobiorca zostanie każdorazowo poinformowany na minimum 24h przed planowym wyłączeniem Usługi.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieumiejętnego korzystania z Usługi a także innych działań Usługobiorcy, spowodowanych przez sprzęt komputerowy z jakiego korzysta Usługobiorca, nieprawidłową konfigurację tego sprzętu, udostępnienie przez Usługobiorcę dostępu do Usługi osobom nieuprawnionym itp.
Usługodawca odpowiada wyłącznie za rzeczywistą szkodę jaką poniósł Usługobiorca z winy Usługodawcy, jednakże jakakolwiek odpowiedzialność Usługodawcy ograniczona jest do wysokości sześciokrotności miesięcznego Abonamentu obliczonego według Cennika obowiązującego w dniu zdarzenia wyrządzającego szkodę, dla Limitu Kas według stanu wskazanego w Panelu Administracyjnym Usługi w tym dniu. Ograniczenie odpowiedzialności, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, nie ma zastosowania do szkód wyrządzonych umyślnie, ani do odpowiedzialności wynikającej z Załącznika nr 1 do Regulaminu.

§ 6. Zasady bezpieczeństwa

Usługodawca gwarantuje bezpieczeństwo danych Usługobiorcy na serwerach Usługi poprzez wykorzystanie najnowocześniejszych w tym względzie technologii szyfrowania gromadzonych i transmitowanych danych, wykorzystanie bezpiecznych protokołów SSL oraz replikacji danych. Zastosowane zabezpieczenia uniemożliwiają utratę danych na serwerach Usługi oraz blokują dostęp do nich osobom nieuprawnionym. W celu zapewnienia bezpieczeństwa, oprogramowanie działa na serwerach firmy Oktawave Sp. z o.o., która przetwarza dane osobowe jako procesor oraz zapewnia stosowanie zasad bezpieczeństwa zgodnie z RODO.
Usługodawca dochowuje należytej staranności dla utrzymania parametrów Usługi na stałym poziomie, przy czym w razie ich niedotrzymania Usługobiorcy przysługują uprawnienia określone w § 5 pkt 3, co nie uchybia odpowiedzialności Usługodawcy za szkodę wyrządzoną umyślnie.
Do świadczenia Usługi drogą elektroniczną stosuje się przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 7. Polityka prywatności i Dane osobowe

W ramach Usługi przetwarzane są następujące kategorie Danych Osobowych: dane Usługobiorcy i Użytkowników, dla których administratorem jest Usługodawca; dane Klientów zamieszczane w dokumentach sprzedaży rejestrowanych na Kasach i przetwarzane w Usłudze, dla których administratorem jest Usługobiorca, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zasadach określonych w Załączniku nr 1; a także dane zawarte w bazach danych przekazywanych Usługodawcy w celu wykonania czynności serwisowych, do których stosuje się Załącznik nr 1. Administratorem danych Użytkowników jest Usługodawca. Dane osobowe będą przetwarzane w celu prawidłowego świadczenia Usługi zgodnie z RODO oraz aktualnie obowiązującą ustawą o ochronie danych osobowych.
Każdemu Użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na zasadach określonych w art. 15–21 oraz art. 77 RODO, zgodnie z Polityką Prywatności. Szczegółowe informacje o zasadach przetwarzania Danych Osobowych przez Usługodawcę zawiera Polityka Prywatności dostępna w Serwisie Internetowym pod adresem https://www.novicloud.pl/polityka-prywatnosci.
Wypełniając Formularz rejestracyjny Użytkownik podaje dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji umowy o świadczenie Usługi, a także jej rozliczenia, w tym wystawienia faktury.
Podanie danych stanowi wymóg zawarcia Umowy, a konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości rejestracji i korzystania z Usługi.
W celu zwiększenia bezpieczeństwa kont użytkowników Usługodawca stosuje mechanizm dwuskładnikowego uwierzytelniania (2FA).
W ramach 2FA Usługodawca przetwarza numery telefonów i adresy e-mail, na które wysyłane mogą być jednorazowe kody weryfikacyjne (SMS) służące potwierdzeniu tożsamości podczas logowania.
Usługobiorca jest administratorem danych osobowych Klienta i jest zobowiązany do przetwarzania danych wyłącznie w celu prawidłowej obsługi zamówienia i wykonania umowy sprzedaży bądź świadczenia usług na jego rzecz. Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za prawidłowość przetwarzania tych danych zgodnie z RODO oraz aktualnie obowiązującą ustawą o ochronie danych osobowych. Powierzenie Usługodawcy przetwarzania danych osobowych Klientów następuje z chwilą rozpoczęcia świadczenia Usługi. Akceptacja Regulaminu obejmuje akceptację umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której treść stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu i która stanowi jego integralną część.
Usługodawca może wykorzystywać dane wprowadzone przy użyciu Usługi (np. dotyczące liczby transakcji) w celach analitycznych lub statystycznych wyłącznie w postaci zagregowanej lub zanonimizowanej. Postanowienie to nie dotyczy danych osobowych powierzonych Usługodawcy na podstawie Załącznika nr 1, których Usługodawca nie przetwarza w celach własnych. Udostępnienie Danych wskazanym przez Usługobiorcę odbiorcom następuje na zasadach określonych w § 8.

§ 8. DOSTĘP DO DANYCH I ICH UDOSTĘPNIANIE (AKT O DANYCH)

Usługodawca zapewnia Usługobiorcy bezpośredni dostęp do Danych w ramach Usługi, w sposób łatwy, bezpieczny i nieodpłatny, a tam gdzie jest to technicznie wykonalne – w sposób ciągły i w czasie rzeczywistym. Jeżeli Usługobiorca nie może uzyskać bezpośredniego dostępu do Danych z Kasy lub z Usługi, Dane są udostępniane Usługobiorcy przez Usługodawcę na żądanie Usługobiorcy lub osoby trzeciej działającej w jego imieniu. Wniosek można złożyć, wysyłając wiadomość na adres wsparcie@novicloud.pl.
Usługodawca udostępnia Dane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 30 dni od daty wpływu kompletnego wniosku.
Usługodawca udostępni Usługobiorcy Dane nieodpłatnie, w tej samej jakości, w jakiej są one dostępne Usługodawcy, w nieprzetworzonej formie w kompleksowym, ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, jak również odpowiednie metadane niezbędne do interpretacji i wykorzystania tych Danych.
Udostępnienie Danych na żądanie strony działającej w imieniu Usługobiorcy może wiązać się z dodatkowymi opłatami, które pokrywają koszty Usługodawcy związane z przetwarzaniem takiego żądania.
Usługobiorca zobowiązuje się nie angażować w następujące działania:
1. korzystanie z Danych w celu opracowania połączonego produktu, który konkuruje z Kasą, czy udostępnianie Danych osobom trzecim z takim zamiarem;
2. wykorzystywanie Danych do odtwarzania algorytmów oprogramowania Usługodawcy;
3. wykorzystywanie Danych do podważania specyfikacji Kasy;
4. wykorzystywanie otrzymanych Danych do celów naruszających prawo.
Postanowienia pkt 1–4 stosuje się odpowiednio do zmiany przez Usługobiorcę dostawcy usług przetwarzania danych na innego dostawcę albo przeniesienia danych eksportowalnych i zasobów cyfrowych do własnej infrastruktury Usługobiorcy. Danymi eksportowalnymi są wszystkie dane wprowadzone do Usługi przez Usługobiorcę lub Użytkowników albo wygenerowane w wyniku korzystania z Usługi, w tym Dane, baza towarowa, ceny, baza kontrahentów, dokumenty sprzedaży, raporty dobowe, dane magazynowe, ewidencja sklepów, pracowników i Kas oraz konfiguracja Kas, wraz z metadanymi niezbędnymi do ich interpretacji. Z danych eksportowalnych wyłączone są kod źródłowy i algorytmy oprogramowania oraz dane techniczne dotyczące wewnętrznego funkcjonowania Usługi stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Usługodawcy.

§ 9. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy prawa polskiego, w szczególności ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, jak również przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, aktualnie obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych a także RODO. Do Umowy stosuje się także przepisy rozporządzenia (UE) 2023/2854 (Akt o Danych).
Niniejszy Regulamin może ulegać zmianom a aktualny Regulamin dostępny jest zawsze na stronie Usługi. O każdej zmianie Regulaminu Usługodawca zawiadomi Usługobiorcę pocztą elektroniczną na adres wskazany w Formularzu rejestracyjnym lub w profilu Użytkownika, na co najmniej 14 dni przed dniem wejścia zmiany w życie, wskazując treść zmiany. Usługobiorcy przysługuje prawo wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie; brak wypowiedzenia w tym terminie oznacza związanie zmienionym Regulaminem.
Załącznik nr 1 do Regulaminu – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – stanowi integralną część Regulaminu i jest akceptowany łącznie z Regulaminem w toku rejestracji.
Regulamin w niniejszym brzmieniu stosuje się do Umów zawartych od dnia jego wejścia w życie. W stosunku do Umów zawartych wcześniej Regulamin w niniejszym brzmieniu wiąże po upływie 14 dni od dnia zawiadomienia Usługobiorcy o zmianie, o ile Usługobiorca nie wypowie Umowy w tym terminie.

Załącznik nr 1
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DO REGULAMINU ŚWIADCZENIA USŁUGI NOVICLOUD (dalej Umowa),
pomiędzy:

Usługobiorcą (dalej Powierzający lub Administrator)

a

Usługodawcą (dalej Procesor)

łącznie zwanymi Stronami, a każda z osobna Stroną.

Mając na uwadze fakt, iż Strony łączy współpraca zgodnie z Regulaminem świadczenia Usługi NoviCloud oraz związanej z nią aplikacji mPos Chmura i dedykowanego Serwisu Internetowego (dalej Współpraca), dla której realizacji konieczne jest przetwarzanie danych osobowych, Strony zgodnie postanowiły, co następuje:

§ 1 Definicje

Pojęcia użyte w Umowie mają następujące znaczenie:
1. Naruszenie ochrony danych osobowych – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych,
2. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
3. Ustawa – ustawa z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.),
4. Podprocesor – podmiot, któremu Procesor podpowierzył przetwarzanie danych osobowych na zasadach § 4 ust. 6–9 Umowy.
Pozostałe pojęcia użyte w Umowie, a które nie zostały wymienione w ust. 1 powyżej, mają znaczenie nadane w Regulaminie świadczenia Usługi NoviCloud.

§ 2 Przedmiot Umowy

Administrator powierza Procesorowi do przetwarzania dane osobowe na zasadach określonych w Umowie.
Procesor działa zgodnie z obowiązkami wynikającymi z RODO oraz powiązanych z nim powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego, w tym obowiązującą w danym momencie Ustawą.
W związku z faktem, iż art. 28 RODO wskazuje na obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych lub uregulowania powierzenia przetwarzania danych osobowych w drodze innego instrumentu prawnego, Umowa stanowi wypełnienie obowiązków wynikających z powołanych przepisów.
Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji Współpracy oraz dodatkowych czynności z niej wynikających, w zakresie świadczenia usług za pośrednictwem Usługi NoviCloud oraz związanej z nią aplikacji mPos Chmura i przeglądarki internetowej w tym w szczególności poprzez przetwarzanie danych dotyczących Klientów Administratora, znajdujących się na danych paragonowych oraz innych dokumentach fiskalnych i rachunkowych przetwarzanych w Kasach oraz w Usłudze NoviCloud i związanej z nią aplikacji mPos Chmura, oraz w związku z przesyłaniem w imieniu i na zlecenie Administratora e-paragonu do Klienta za pośrednictwem numeru telefonu lub adresu e-mail oraz w związku z przechowywaniem e-paragonów na serwerach Procesora.
Przedmiotem przetwarzania są dane osobowe Klientów w zakresie: NIP, adres e-mail, numeru telefonu, dane rejestrowe osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której przepisy przyznają zdolność do czynności prawnych, a także imię, nazwisko i adres nabywcy zamieszczane w dokumentach sprzedaży (paragonach fiskalnych, e-paragonach oraz fakturach, w tym fakturach imiennych lub uproszczonych), na rzecz którego Administrator dokonuje sprzedaży towarów lub świadczy usługi. Kategorie osób, których dane dotyczą: nabywcy towarów i usług Administratora oraz osoby wskazane przez Administratora jako odbiorcy e-paragonów.
Powierzenie danych następuje na czas niezbędny do realizacji celu określonego w ust. 4 powyżej.
Przetwarzanie powierzonych danych będzie mieć następujący charakter: dane przetwarzane będą w formie elektronicznej.
Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w Umowie Procesorowi nie przysługuje wynagrodzenie. Nie uchybia to prawu Procesora do zwrotu uzasadnionych kosztów przeprowadzenia audytu na miejscu, o którym mowa w § 5 ust. 2 pkt 1.

§ 3 Oświadczenia Stron

Administrator oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Procesor zobowiązuje się do wykorzystania powierzonych mu danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z Umowy.

§ 4 Obowiązki Stron

Procesor oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
Procesor zobowiązany jest:
1. przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego, co dotyczy także przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa; przy czym za udokumentowane polecenie uważa się niniejszą Umowę,
2. niezwłocznie informować Powierzającego o obowiązku prawnym przekazania danych osobowych, o którym mowa w pkt. 1) powyżej, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny,
3. dopuszczać do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osoby upoważnione do tego,
4. dopuszczać do przetwarzania danych wyłącznie osoby, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy, lub które podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
5. podejmować wszelkie środki wymagane zgodnie z art. 32 RODO,
6. przestrzegać warunków korzystania z usług podmiotu, któremu podpowierza przetwarzanie danych osobowych, wskazanych w ust. 6–9 poniżej,
7. w razie potrzeby i na żądanie Powierzającego pomagać Powierzającemu w wyznaczonym przez niego terminie poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO; w szczególności dotyczy to wspomagania w zakresie udzielania odpowiedzi na wniosek o korzystanie z praw osoby, których dane dotyczą, w tym w zakresie prawa dostępu przysługującego osobie, której dane dotyczą, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania,
8. niezwłocznie informować Powierzającego o tym, iż osoba, której dane dotyczą, skierowała do Procesora korespondencję zawierającą żądanie w zakresie wykonywania praw osoby określonych w rozdziale III RODO, jak również udostępniać treść tej korespondencji,
9. w razie potrzeby i na żądanie Powierzającego pomagać Powierzającemu w wyznaczonym przez niego terminie wywiązywać się z następujących obowiązków:
  1. wypełniania obowiązków związanych z wdrożeniem odpowiednich środków technicznych organizacyjnych dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania przez Powierzającego zgodnie z art. 32 RODO,
  2. zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 RODO,
  3. zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych zgodnie z art. 34 RODO,
  4. dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych zgodnie z art. 35 RODO,
  5. przeprowadzenia konsultacji z organem nadzorczym zgodnie art. 36 RODO,
10. udostępniać Powierzającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wskazanych w Umowie.
Po stwierdzeniu Naruszenia ochrony danych osobowych Procesor bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 48 godzin po stwierdzeniu tego Naruszenia, zgłasza je Powierzającemu, wskazując w zgłoszeniu:
1. data i miejsce zaistnienia Naruszenia ochrony danych osobowych,
2. data i miejsce stwierdzenia Naruszenia ochrony danych osobowych,
3. opis charakteru Naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości kategorie oraz przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy Naruszenie,
4. imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji,
5. opis możliwych konsekwencji Naruszenia ochrony danych osobowych,
6. opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Procesora w celu zaradzenia Naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
Jeśli informacji, o których mowa w ust. 3 powyżej, nie da się udzielić w tym samym czasie, Procesor ma obowiązek ich udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
Procesor dokumentuje wszelkie Naruszenia ochrony powierzonych mu przez Powierzającego danych osobowych, w tym okoliczności Naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, jak również udostępnia tę dokumentację Powierzającemu na jego żądanie.
Powierzający dopuszcza możliwość podpowierzenia przetwarzania powierzonych danych osobowych podwykonawcom Procesora. Jeżeli Procesor zamierza podpowierzyć przetwarzanie danych osobowych swoim podwykonawcom, to musi uprzednio zawiadomić Powierzającego o zamiarze podpowierzenia, o tożsamości podmiotu, któremu ma zamiar podpowierzyć przetwarzanie danych, o charakterze podpowierzenia, zakresie danych i czasie trwania podpowierzenia. O ile Powierzający nie wyrazi sprzeciwu wobec podpowierzenia w terminie 14 dni od daty zawiadomienia, przy czym zawiadomienie następuje z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, Procesor uprawniony będzie do dokonania podpowierzenia. Wniesienie sprzeciwu nie wstrzymuje podpowierzenia, lecz uprawnia Powierzającego do wypowiedzenia Umowy oraz Umowy o świadczenie Usługi ze skutkiem na dzień poprzedzający dokonanie podpowierzenia. Aktualny wykaz podprocesorów Procesor publikuje na stronie internetowej Usługi.
W przypadku, gdy Procesor zamierza dokonać podpowierzenia na rzecz podmiotu z państwa trzeciego, musi uzyskać uprzednią szczegółową zgodę Powierzającego.
Jeśli do wykonania w imieniu Powierzającego konkretnych czynności przetwarzania Procesor dokona dalszego powierzenia (podpowierzenia) przetwarzania danych osobowych Podprocesorowi, to Procesor zapewnia, iż Podprocesor wypełnia te same obowiązki ochrony danych osobowych, jakie zostały w Umowie nałożone na Procesora. Procesor ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków ochrony danych osobowych przez Podprocesora.
W przypadku, gdy Procesor dokonał dalszego powierzenia danych osobowych, Procesor zapewnia, iż Podprocesor wypełniać będzie bezpośrednio w stosunku do Powierzającego obowiązki wymienione w ust. 3-5 powyżej.

§ 5 Prawo kontroli

Powierzający posiada prawo kontroli właściwego przetwarzania przez Procesora powierzonych danych osobowych. Procesor na każdy wniosek Powierzającego zobowiązany jest do udzielenia informacji dotyczących przetwarzania powierzonych mu danych osobowych w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku Powierzającego.
Niezależnie od powyższego:
1. Procesor umożliwia Powierzającemu lub upoważnionemu przez Powierzającego audytorowi przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, i udzielenia mu w ich ramach wszelkich niezbędnych informacji i pomocy.
2. Procesor niezwłocznie informuje Powierzającego, jeśli wydane Procesorowi polecenie w oparciu o pkt 1 powyżej stanowi naruszenie RODO lub innych powszechnie obowiązujących przepisów.

§ 6 Odpowiedzialność

Każda ze Stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej Stronie oraz osobom trzecim w związku z wykonywaniem Umowy, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej.
W celu uniknięcia wątpliwości, Procesor ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie.
Niezależnie od powyższego:
1. Procesor odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Powierzającego lub wbrew tym instrukcjom,
2. Procesor ma obowiązek współdziałać z Powierzającym na jego żądanie w zakresie ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane dotyczą, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio Podprocesor w stosunku do Powierzającego,
3. W przypadku, gdy za szkodę spowodowaną przetwarzaniem odpowiadają zarówno Powierzający, jak i Procesor, ponoszą oni odpowiedzialność solidarną za całą szkodę, z zastrzeżeniem punktu 4,
4. W przypadku, gdy jedna ze Stron zapłaciła odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę spowodowaną przetwarzaniem, ma prawo żądania od drugiej Strony zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi ona odpowiedzialność zgodnie z niniejszą Umową.

§ 7 Czas trwania i wypowiedzenie Umowy

Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Współpracy.
Po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem Procesor, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej, ma obowiązek usunąć wszelkie dane osobowe, które zostały mu powierzone, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych danych osobowych.
Po zakończeniu Współpracy powierzone dane osobowe będą przetwarzane przez Procesora przez okres niezbędny do umożliwienia Powierzającemu ponownej aktywacji Usługi na zasadach określonych w Regulaminie.
Mając na uwadze charakter współpracy, niezależnie od postanowień ust. 2 powyżej, Strony są świadome możliwości wystąpienia sytuacji, w której Procesor będzie w stosunku do danych osobowych, określonych w Umowie, zarówno podmiotem przetwarzającym oraz administratorem w myśl przepisów RODO. Mając na uwadze powyższe, Strony zgodnie potwierdzają, że wyłącznie dane rozliczeniowe przetwarzane w celu wykonania obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także logi bezpieczeństwa przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, nie będą podlegały rygorom Umowy i Procesor będzie te dane osobowe przetwarzał, również po zakończeniu Umowy, określając samodzielnie cel i sposób tego przetwarzania.
Powierzający jest uprawniony do rozwiązania Umowy bez wypowiedzenia, jeżeli Procesor nie wypełnia obowiązków wskazanych w RODO lub § 4 Umowy lub nie umożliwia Powierzającemu skorzystania z prawa kontroli wskazanego w § 5 Umowy.
Każdej ze Stron przysługuje prawo rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym, w przypadku naruszenia postanowień Umowy przez drugą Stronę.

§ 8 Postanowienia końcowe

Niniejsza Umowa zastępuje z dniem jej wejścia w życie wszelkie dotychczas obowiązujące ustalenia Stron, dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Doręczenia i zawiadomienia, dla których Umowa lub powszechnie obowiązujące przepisy nie wymagają formy pisemnej, dokonywane są na następujące dane kontaktowe Stron:
1. W przypadku Administratora: jest to adres poczty elektronicznej wskazany w Usłudze NoviCloud,
2. W przypadku Procesora: iod@comp.com.pl.
Umowa wchodzi w życie z dniem jej zaakceptowania przez Usługobiorcę za pośrednictwem Usługi NoviCloud.
W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy odbywają się na zasadach wskazanych w § 9 pkt 2 Regulaminu świadczenia Usługi NoviCloud.
Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z realizacją Umowy jest sąd właściwy według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Strony mogą uzgodnić właściwość sądu w odrębnej umowie zawartej w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 46 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego).